Elektronische facturatie in België: wat je moet weten voor 1 januari 2026!

Vanaf 1 januari 2026 is het zover: alle btw-plichtige ondernemingen in België moeten vanaf dan gebruik maken van elektronische facturatie. Alle van btw vrijgestelde diensten (cfr. artikel 44 Wetboek btw), waaronder verzekeringsdiensten, zijn vandaag al vrijgesteld van de factuurplicht en dus ook van de elektronische factuur.  Maar wat is elektronische facturatie? En hoe begin je eraan als btw-plichtige onderneming? Zijn er instanties die dit op een hoger niveau ondersteunen? Assurinfo sprak met Jos Gijbels, de voorzitter van het digitale platform binnen het Verbond van Belgische Ondernemingen (VBO), die ons meeneemt in het idee achter elektronische facturatie. Op een heldere manier brengt hij de uitdagingen en kansen in kaart die het met zich meebrengt.

Wat is de verplichting van elektronische facturatie voor btw-plichtige ondernemingen die op 1 januari 2026 van kracht wordt precies?

Jos Gijbels: Vanaf 1 januari 2026 zijn alle ondernemingen die onderhevig zijn aan btw ('business-to-business' of 'B2B') verplicht om elektronische facturen te versturen ('e-invoicing'). Elektronische facturatie is niet nieuw. Sinds maart 2024 is dit verplicht voor facturering aan openbare overheden ('business-to-government' of 'B2G'). Dit initiatief is genomen door de FOD Financiën met als doel de btw-inkomsten te maximaliseren en de btw-carrousels te verminderen.

Daarnaast is de transitie naar elektronische facturatie in 2026 ook een voorbereiding op elektronische rapportering naar de overheid ('e-reporting'). Dit betekent dat factuurdata bijna rechtstreeks worden uitgewisseld van bedrijven naar de FOD Financiën, wat de transparantie ten opzichte van de overheid verhoogt. In het nieuwe regeerakkoord is vastgelegd dat deze maatregel vanaf 2028 in voege treedt.   

De invoering van elektronische facturatie en rapportering vindt plaats in het kader van de Europese digitaliseringsgolf. Eind 2022 zijn verschillende maatregelen opgesomd onder de noemer van VAT in the Digital Age (ViDA). Het doel is om het btw-stelsel te moderniseren en daardoor fraude te verminderen. 

Dit is één van de grootste overgangen in de afgelopen twintig jaar. Dit, en het feit dat er in België bijna 1,2 miljoen btw-plichtige ondernemingen zijn waarop dit van toepassing is, maakt dat er wel wat op ons afkomt.

Wat zijn de belangrijkste doelstellingen van deze maatregel in België? 

Jos Gijbels: Eén van de belangrijkste doelstellingen van deze maatregel is om alle partijen die gevat zijn door deze verplichting mee te nemen in de oefening. Zoals gezegd is dit een heel grote en diverse groep in België. Het gaat over de heel kleine en heel grote organisaties, maar ook over bedrijven die met allerlei soorten activiteiten bezig zijn, en dat op Belgische en/of internationale bodem.

Daarnaast betrekt het VBO ook intermediaire partijen. Denk sectororganisaties zoals Assuralia en ook l'Union des Classes Moyennes (UCM) en de Unie van Zelfstandige Ondernemers (UNIZO). Zij treden op als facilitator en accelerator en ondersteunen om de maatschappelijke impact van dergelijke veranderingen op te vangen. Daarnaast zijn er ook de Federatie van Accountants en Boekhouders en serviceproviders zonder wie elektronische facturatie niet kan worden opgezet. 

Samen willen we een transparante, heldere, correcte en vooral positieve boodschap overbrengen. Via de nationale bewustmakingscampagne willen we elk bedrijf in België meekrijgen in het verhaal en willen we vertrouwen bieden aan diegenen die voor de eerste keer kennismaken met de nieuwe maatregel van elektronische facturatie. We zorgen voor de vertaalslag van de overheid naar de bedrijven, zelfstandigen, burgers, etc. die betrokken zijn bij het proces, en reiken ondersteuning en hulpmiddelen aan. Vanaf april wordt dit op nationaal niveau uitgerold. 

Wat zijn de opportuniteiten voor Belgische bedrijven? 

Jos Gijbels: Deze transitie naar elektronische facturatie creëert een reflectiemoment om de performatie te verhogen. Bedrijven worden aangemoedigd om hun interne werkprocessen te herzien en te optimaliseren, wat kan leiden tot meer efficiëntie en kostenbesparingen. Dit geldt zowel voor grote als kleine ondernemingen, die zo een serieuze stap voorwaarts kunnen maken. Hetzelfde geldt voor de zelfstandigen. 

Voor de grootste en internationale bedrijven, die vandaag al gebruikmaken van een vorm van elektronische facturatie, betekent dit dat ze hun huidige processen zullen moeten afstemmen op de nieuwe wetgeving. Ook hier ligt er de kans voor een optimalisatie van de werkprocessen. 

Verder speelt de overgang naar elektronische facturatie ook de digitale transformatie in de hand. Hoe klein of hoe groot het bedrijf ook is, dit is een 'momentum' waarop ze iedereen rond de tafel verzamelen om facturatieprocessen te digitaliseren en moderniseren. Ook vanuit de verzekeringssector wordt aangemoedigd om dit met beide handen aan te grijpen.   

Wat zijn de uitdagingen die bedrijven kunnen tegenkomen bij de implementatie van elektronische facturatie? En hoe kunnen bedrijven zich hierop voorbereiden? 

Jos Gijbels: Eén van de uitdagingen die komen kijken bij de transitie naar elektronische facturatie zijn de technische aanpassingen. Iedereen moet zijn facturatieproces zodanig gaan uitbouwen dat het mogelijk om is elektronische facturen te verzenden en te ontvangen. De verplichting geldt specifiek voor B2B transacties en niet voor B2C facturatie. Zoals gezegd is dit een grote groep in België. Een belangrijk aspect om te vermelden is dat iedereen, ook als niet btw-plichtig bedrijf, facturen onderworpen aan btw moet kunnen ontvangen.   

De grote uitdaging kan leiden tot weerstand bij kleine bedrijven en zelfstandigen vanwege de complexiteit en de benodigde kennis. Veel kleine bedrijven hebben niet voldoende digitale vaardigheden en zullen meer moeten ondernemen om mee te kunnen gaan in de digitaliseringsgolf. 

Daarom raad ik aan om contact op te nemen met je boekhouder of accountant. Hij of zij kan helpen bij de implementatie en biedt vaak oplossingen aan in samenwerking met serviceproviders. Boekhouders en accountants hebben vaak al ervaring met e-facturatie en kunnen waardevol advies geven.

Het is ook belangrijk om jezelf te informeren. Zoek informatie op betrouwbare websites zoals efactuur.be en neem deel aan informatiebijeenkomsten georganiseerd door sectororganisaties. 

Wat is de rol van het VBO in de ondersteuning van deze overgang?

Jos Gijbels: Het VBO speelt een cruciale rol in de ondersteuning van de overgang naar elektronische facturatie. Er zijn verschillende werkgroepen opgezet die zich richten op de technische obstakels in verband met elektronische facturatie, de communicatie en bewustwording (met als voorzitter van deze werkgroep Jos Gijbels), de ICT-readiness en de evaluatie van bestaande initiatieven zoals Hermes (een tool georganiseerd door de FOD BOSA waardoor het mogelijk is voor elke onderneming, dus elke entiteit met een KBO-nummer, een elektronische factuur te ontvangen in pdf-formaat). De werkgroepen werken nauw samen met sectororganisaties en serviceproviders om de implementatie te faciliteren en bedrijven te ondersteunen. Het VBO zorgt ervoor dat alle betrokken partijen goed geïnformeerd zijn en dat de overgang zo soepel mogelijk verloopt vanuit de overtuiging dat elektronische facturatie onze Belgische bedrijven en economie sterker maakt. 

Kan je ons nog een laatste advies geven?
 

Jos Gijbels: Wacht niet langer! Maak van dit moment gebruik om met een onbevangen geest na te denken over wat deze verandering voor ons kan betekenen. Hoe kan dit ons vooruit helpen op vlak van business doen en diensten aanbieden? Maak deze oefening samen met je collega's en betrokken partijen.